강남구, 재산세 고지서 재발송 '인쇄 한 번'으로 자동화

직원 개발 '이메일 프린터'…4단계 절차 한 번에

서울 강남구(구청장 김현기)는 직원이 직접 개발한 '인쇄문서 자동 이메일 발송 시스템(Email Printer)'을 7월 정기분 재산세 업무에 적용해 고지서와 과세내역서 재발송 절차를 기존 4단계에서 '인쇄' 명령 한 번으로 줄였다고 21일 밝혔다.

프로그램 실행 화면. 강남구 제공.

7월 정기분 재산세 납부 기간에는 고지서를 분실했거나 과세 내용을 다시 확인하려는 주민의 재발송 요청이 몰린다. 기존에는 담당자가 요청받은 문서를 PDF로 변환하고, 파일로 저장한 뒤 이메일에 첨부해 발송하는 네 단계를 거쳐야 했다. 납부 안내문도 따로 찾아 첨부해야 해 민원이 몰릴수록 반복 업무 부담이 컸다.

새 시스템은 컴퓨터에 설치된 가상 프린터를 활용한다. 담당자가 세무 업무 프로그램이나 한글 문서에서 인쇄를 실행하고 'Email Printer'를 선택하면 문서가 종이로 출력되는 대신 PDF 파일로 자동 변환된다. 변환된 문서는 전용 발송 프로그램에 바로 표시되며, 담당자가 내용과 수신자를 확인하면 이메일로 보내진다.

발송 과정은 내부 행정망에 맞춰 설계했다. 담당자 컴퓨터에서 만들어진 문서는 내부 프록시 서버를 거쳐 서울시 통합메일 시스템으로 전달된다. 외부 프로그램 의존도를 낮추고 운영체제의 기본 구성요소를 활용해 망분리된 업무 환경에서도 쓸 수 있도록 했다.

가상 프린터 드라이버와 담당자용 발송 프로그램은 강남구 직원이 실제 세무 업무 과정을 분석해 직접 개발했다. 기존 업무 시스템을 크게 바꾸지 않고도 직원들에게 익숙한 '인쇄' 기능을 자동 발송 과정과 연결해 별도의 사용법을 새로 익힐 필요 없이 현장에 바로 적용할 수 있도록 했다.

재산세 고지서를 다시 보낼 때는 납부 기간과 방법을 담은 안내문도 자동으로 첨부된다. 납세자는 고지서와 납부 정보를 한 번에 받을 수 있어 납부 방법을 따로 문의하거나 안내자료를 다시 요청하는 불편을 덜 수 있다.

구는 실제 업무 환경에서 이메일 발송 기능과 시스템 안정성 점검을 마치고 재산세 민원 업무에 활용하고 있다. 운영 결과를 분석한 뒤 과세내역서와 각종 안내문 등 반복 발송이 많은 다른 세무 업무로 적용 범위를 넓힐 계획이다.

김현기 구청장은 "이번 시스템은 현장을 가장 잘 아는 직원이 업무 불편을 직접 개선한 사례"라며 "반복 업무는 줄이고 재산세 고지서와 납부 정보는 더 빠르고 정확하게 제공해 행정 효율과 구민 편의를 함께 높이겠다"고 밝혔다.

김민진 기자 enter@asiae.co.kr